KKC_0172 | Das KI im Büroalltag Training: Entlastung im Sekretariat

Dieses Seminar zeigt Ihnen, wie Sie generative KI im Sekretariat so einsetzen, dass sie Sie wirklich entlastet und Ihre Arbeit sichtbar verbessert. Sie starten mit einem verständlichen Überblick: Was kann KI zuverlässig, wo entstehen typische Fehler und wie erkennen Sie Halluzinationen oder unpassende Tonalität, bevor etwas nach außen geht. Danach bauen Sie Prompt-Bausteine auf, mit denen Sie Ziele, Kontext, Zielgruppe, Stil und gewünschte Ausgabeformate sauber vorgeben.

Sie lernen außerdem, die KI zu Rückfragen zu zwingen, wenn Informationen fehlen, statt Vermutungen zu akzeptieren. Im praktischen Teil arbeiten Sie an typischen Aufgaben: E-Mails und Briefe formulieren, heikle Antworten deeskalierend schreiben, Texte kürzen oder in eine einheitliche Unternehmenssprache bringen. Für Meetings erstellen Sie Agenden, Einladungen und Entscheidungsfragen, entwerfen Protokolle mit Beschlüssen und To-dos und generieren Follow-up-Mails.

Ein weiterer Schwerpunkt ist Wissensarbeit: Sie lassen Dokumente zusammenfassen, erstellen One-Pager und Entscheidungsvorlagen und lernen, Ergebnisse kritisch zu prüfen und Unsicherheiten zu markieren. Zum Abschluss überführen Sie die Inhalte in eigene Workflows: Sie identifizieren wiederkehrende Prozesse, definieren Qualitäts- und Freigabeschritte und erstellen Regeln für Datenschutz und Vertraulichkeit. So nutzen Sie KI als verlässliches Werkzeug, ohne Kontrolle abzugeben.

• Sie erkennen geeignete Einsatzfelder und Grenzen generativer KI im Büroalltag.
• Sie erstellen Prompt-Bausteine mit Ziel, Kontext, Zielgruppe, Stil und Ausgabeformat.
• Sie formulieren E-Mails, Briefe und heikle Antworten sicherer und schneller.
• Sie erstellen Agenden, Einladungen, Protokolle, To-dos und Follow-up-Mails.
• Sie nutzen KI für Zusammenfassungen, Recherchevorbereitung und Wissensstrukturierung.
• Sie prüfen Ergebnisse kritisch auf Halluzinationen, Tonalität und Datenschutzrisiken.
• Sie entwickeln wiederverwendbare Vorlagen für typische Sekretariatsaufgaben.

Das Training richtet sich an Mitarbeitende im Sekretariat, in Assistenzfunktionen, Verwaltung, Office Management, Empfang, Teamkoordination und Sachbearbeitung, die KI praktisch und sicher zur Entlastung im Arbeitsalltag nutzen möchten.

• Routine im Umgang mit E-Mail und Office-Dokumenten
• Grundverständnis für vertrauliche Informationen und Freigaben im Unternehmen

• KI verstehen und sicher einsetzen
  • Was generative KI kann und wo sie scheitert
  • Qualitätscheck: Fakten, Ton, Vollständigkeit
  • Datenschutz, Vertraulichkeit, Rollen und Freigaben
• Prompts, die im Büro wirklich funktionieren
  • Prompt-Bausteine für Ziel, Kontext, Stil und Format
  • Rückfragen erzwingen statt Halluzinationen
  • Vorlagen: wiederverwendbare Prompt-Snippets
• E-Mails, Briefe und Tonalität
  • Antworten formulieren: freundlich, klar, souverän
  • Umformulieren, kürzen, eskalationssicher machen
  • Mehrsprachige Kommunikation und Terminabstimmung
• Meetings, Protokolle und Aufgaben
  • Agenda, Einladungen und Entscheidungsfragen vorbereiten
  • Protokoll-Entwürfe: Beschlüsse, To-dos, Verantwortliche
  • Nachbereitung: Follow-ups und Aufgabenlisten
• Recherche, Zusammenfassungen und Wissensarbeit
  • Dokumente zusammenfassen und Kernaussagen extrahieren
  • Vergleiche, Entscheidungsvorlagen, One-Pager
  • Quellen prüfen und Unsicherheiten markieren
• Eigene KI-Workflows im Sekretariat
  • Standardprozesse identifizieren: wiederkehrende Texte
  • Checklisten für Freigabe und Qualitätskontrolle
  • Einführung im Team: Regeln, Beispiele, Do’s and Don’ts