KKC_0270 | KI im Backoffice: Datenerfassung auf Autopilot

Backoffice-Automatisierung scheitert selten an der Idee, sondern an der Umsetzung: uneinheitliche Dokumente, fehlende Prüfregeln, unklare Verantwortlichkeiten und Integrationen, die im Fehlerfall kippen. In diesem Seminar bauen Sie Schritt für Schritt einen belastbaren Ansatz für automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung mit KI. Sie starten mit der Auswahl geeigneter Prozesse wie Rechnungseingang, Bestellungen, Stammdatenpflege oder HR-Dokumente und definieren messbare Ziele: Durchlaufzeit, Fehlerquote, Nacharbeit und Compliance-Risiken.

Anschließend gehen Sie in die Technik: Sie verstehen typische Dokumentprobleme (Scanqualität, Tabellen, Positionsdaten, Freitext) und lernen, wie OCR und Layout-Analyse die Grundlage für Extraktion schaffen. Darauf aufbauend setzen Sie LLMs gezielt für Informationsgewinnung ein, nicht als Chat, sondern als Extraktionskomponente mit strukturierten JSON-Outputs und klaren Felddefinitionen. Ein Schwerpunkt liegt auf Qualität: Plausibilitätsprüfungen, Pflichtfelder, Dublettenchecks und Maßnahmen gegen Halluzinationen.

Damit die Lösung im Alltag tragfähig ist, entwerfen Sie Human-in-the-Loop Abläufe mit Review-Queues, Confidence Scores und Eskalationsregeln. Sie planen Integrationen in ERP, CRM und DMS über REST, Webhooks oder RPA, inklusive Idempotenz, Retries und Monitoring. Abgerundet wird das Seminar durch Datenschutz, Sicherheit und Governance, damit Ihr Automatisierung auditierbar und DSGVO-konform betrieben werden kann.

• Geeignete Backoffice-Prozesse auswählen und messbare Automatisierungsziele definieren
• Dokumentprobleme und Anforderungen an OCR und Layout-Analyse erkennen
• Informationen mit Large Language Models strukturiert extrahieren
• Klare Felddefinitionen und maschinenlesbare JSON-Ausgaben entwickeln
• Plausibilitätsprüfungen und Qualitätsregeln für Extraktionen aufbauen
• Human-in-the-Loop- und Eskalationsprozesse gestalten
• KI-Komponenten sicher in bestehende Abläufe und Systeme integrieren

Das Seminar richtet sich an Fach- und Führungskräfte aus Verwaltung, Assistenz, Rechnungswesen, Einkauf, Personalwesen, Operations und Prozessmanagement.

Grundkenntnisse der zu automatisierenden Verwaltungs- oder Backoffice-Prozesse sind hilfreich. Programmierkenntnisse werden nicht vorausgesetzt.

• Backoffice-Prozesse, die sich wirklich lohnen
  • Use-Cases: Rechnungseingang, Bestellungen, Stammdaten, HR-Dokumente
  • Durchlaufzeit, Fehlerkosten, Compliance-Risiken messbar machen
  • Prozesslandkarte: Wo Automatisierung scheitert und warum
• Dokumente verstehen: OCR, Layout und Extraktion
  • PDF, Scan, E-Mail-Anhang: typische Qualitätsprobleme
  • Layout-Analyse, Tabellen, Positionsdaten, Freitext
  • Validierung: Pflichtfelder, Plausibilitäten, Dubletten
• LLM-gestützte Informationsgewinnung
  • Prompt-Design für Extraktion statt Chat
  • Strukturierte Outputs: JSON-Schemata und Feldmapping
  • Halluzinationen reduzieren: Constraints und Checks
• Human-in-the-Loop und Qualitätssicherung
  • Review-Queues, Confidence Scores, Eskalationsregeln
  • Gold-Data, Stichproben, Audit-Trails
  • Fehlerklassen: Erkennen, priorisieren, beheben
• Integration in ERP, CRM und DMS
  • Schnittstellen: REST, Webhooks, E-Mail, RPA als Brücke
  • Feldmapping, Statusmodelle, Idempotenz
  • Monitoring, Retries, Dead-Letter-Queues
• Datenschutz, Sicherheit und Governance
  • DSGVO: Datenminimierung, Aufbewahrung, Löschkonzepte
  • Rollen, Berechtigungen, Secrets, Protokollierung
  • Vendor-Auswahl: Cloud vs. On-Prem, Risikoabwägung