KKC_0298 | KI-Tools im Projektmanagement: Planung bis Reporting

Dieses Seminar zeigt Ihnen, wie Sie KI-Tools im Projektmanagement sinnvoll einsetzen, ohne Sie von generierten Texten oder Plänen abhängig zu machen. Sie starten mit einem klaren Verständnis dafür, welche Aufgaben KI zuverlässig beschleunigt und wo Sie besonders kritisch prüfen müssen. Anhand typischer Projektsituationen lernen Sie, wie Sie aus unsortierten Informationen einen belastbaren Projektauftrag formulieren, Scope-Grenzen sauber beschreiben und Stakeholder sowie Kommunikationsbedarfe ableiten.

Danach nutzen Sie KI, um Arbeitspakete, Backlog-Items oder eine WBS vorzubereiten und Aufwandsannahmen zu plausibilisieren. Sie erarbeiten Techniken, um Schätzungen nachvollziehbar zu machen und typische Denkfehler zu reduzieren. Ein weiterer Schwerpunkt ist der Umgang mit Risiken, Entscheidungen und Änderungen: Sie lassen Ihnen Risikoregister entwerfen, erstellen Entscheidungsvorlagen und führen eine Change-Impact-Analyse durch, die Zeit, Kosten, Qualität und Ressourcen berücksichtigt.

Für Ihr Projektalltag besonders wertvoll sind die Kommunikations-Workflows: Agenda, Moderationsleitfaden, Protokoll, Action Items und Follow-ups werden aus Notizen und Rohdaten erstellt und zielgruppengerecht aufbereitet. Zum Abschluss bauen Sie ein Reporting-Set, das Statusberichte konsistent formuliert, Abweichungen verständlich erklärt und Lessons Learned strukturiert. Sie gehen mit Prompt-Vorlagen, Checklisten und einem sicheren Vorgehen für Datenschutz und Vertraulichkeit aus dem Kurs.

• Geeignete und kritische KI-Einsatzfelder im Projektmanagement unterscheiden
• Projektaufträge, Scope-Grenzen und Stakeholder strukturieren
• Arbeitspakete, Backlog-Items und WBS KI-gestützt vorbereiten
• Aufwandsannahmen plausibilisieren und Denkfehler reduzieren
• Risikoregister und Entscheidungsvorlagen entwickeln
• Change-Impact-Analysen für Zeit, Kosten, Qualität und Ressourcen erstellen
• Statusberichte und Management-Reporting nachvollziehbar aufbereiten

Das Seminar richtet sich an Projektleiter/innen, Projektmanager/innen, PMO-Mitarbeitende, Product Owner/innen sowie Fach- und Führungskräfte mit Projektverantwortung.

Grundkenntnisse im Projektmanagement und praktische Projekterfahrung sind hilfreich. KI-Vorkenntnisse werden nicht vorausgesetzt.

• KI-Start im Projektalltag
  • Wo KI im Projektmanagement wirklich hilft und wo nicht
  • Überblick: Copilot, ChatGPT, Gemini und spezialisierte PM-Tools
  • Datenschutz, Vertraulichkeit, Prompting-Regeln im Unternehmen
• Projektauftrag, Scope und Stakeholder mit KI schärfen
  • Projektauftrag aus Rohinfos strukturieren und präzisieren
  • Scope-Grenzen, Annahmen, Risiken und Abhängigkeiten ableiten
  • Stakeholder-Map und Kommunikationsbedarfe formulieren
• Planung: Arbeitspakete, Aufwand, Termine
  • WBS und Backlog-Items aus Zielen und Anforderungen erzeugen
  • Aufwandsannahmen plausibilisieren, Schätzfehler reduzieren
  • Terminplan-Entwürfe erstellen und kritisch prüfen
• Risiken, Entscheidungen und Change Requests
  • Risikoregister mit Ursachen, Indikatoren und Maßnahmen
  • Entscheidungsvorlagen und Alternativen sauber begründen
  • Change-Impact-Analyse: Zeit, Kosten, Qualität, Ressourcen
• Meeting- und Kommunikationsarbeit beschleunigen
  • Agenda, Moderationsleitfaden und Entscheidungsfragen
  • Protokolle, Action Items und Follow-ups aus Notizen
  • Stakeholder-Updates zielgruppengerecht formulieren
• Reporting und Steuerung mit KI
  • Statusberichte aus Rohdaten konsistent erstellen
  • Abweichungen erklären: Narrative statt Zahlenfriedhof
  • Lessons Learned und Retrospektiven aus Projektdaten